Matrix-Zertifizierung - Häufig gestellte Fragen

1. Was kostet die Teilnahme an der Matrix-Zertifizierung?
2. Kann im Einzelfall von der schriftlichen Dokumentation des Steuerberatungsvertrages abgesehen werden?
3. Was versteht man unter dem "Management-Reviewtag"?
4. Was ist ein internes Audit?
5. Wie erfolgt die Einführung des QM-Systems?
6. Was versteht man unter "Matrix-Zertifizierung?
7. Welche Vorteile bietet die Matrix-Zertifizierung den Kanzleien?
8. Werden die Kanzleien auch nach der Systemeinführung/Zertifizierung weiter betreut?
9. Wie lange dauert die Einführung des QM-Systems?
10. Kann ich der Matrix auch beitreten, wenn ich schon zertifiziert bin?
11. Wie erfolgt die Berechnung der für die Eingruppierung maßgebenden Mitarbeiterzahl?
12. Wieviel Zeit binden laufende Pflege und Fortentwicklung des QM-Systems?
13. Wer kann an der Matrix-Zertifizierung teilnehmen?
14. Wann muss das Zertifikat zurück gegeben werden?
15. Wie lange ist das Zertifikat gültig?

Was kostet die Teilnahme an der Matrix-Zertifizierung?
Die Höhe der Kosten hängt einerseits von der Größe der Kanzlei und andererseits von der Anzahl der teilnehmenden Kanzleien ab (mindestens 25 Kanzleien. Dabei wird die Kanzleigröße nach der Anzahl der Mitarbeiter bestimmt.

Des weiteren ist zu unterscheiden nach den Kosten im Jahr der Zertifizierung und den Zertifizierungskosten im 2. und 3. Jahr.

In einigen Bundesländern, darunter auch Nordrhein-Westfalen, wird die Optimierung der Kanzleiorganisation öffentlich gefördert (z.B. 500 € / Beratungstag in NRW).

Die Preise werden jährlich neu kalkuliert.

Kann im Einzelfall von der schriftlichen Dokumentation des Steuerberatungsvertrages abgesehen werden?
Grundsätzlich haben sich die Teilnehmer verpflichtet, jedes Neumandat mit einem schriftlichen Steuerberatungsvertrag zu unterlegen. Hiervon kann es aber Ausnahmen geben, z.B. im Bereich der Existenzgründung, wenn die Beratungskosten von dem noch nicht gegründeten Unternehmen getragen werden sollen oder sich der Mandant schlicht weigert. Dann sollten diese Ausnahmen aber kurz dokumentiert werden. Das ausnahmsweise Nichtvorliegen schriftlicher Verträge stellt jedenfalls keinen Grund dar, die Vorgaben als "nicht erfüllt" zu bewerten.

Was versteht man unter dem "Management-Reviewtag"?
Der „Management-Reviewtag“ ist ein zwingender rechtlicher Bestandteil für die Durchführung der Matrixzertifizierung. Durch ihm garantiert die Matrixorganisation (StBV) die ständige Überwachung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).

Im Rahmen des Management-Reviewtages werden rückblickend diejenigen Prozesse herausgegriffen, die in einzelnen Kanzleien nicht oder nur teilweise zufriedenstellend gelöst wurden. Sie werden automatisch zum Bestandteil des einzuleitenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Daneben werden aber auch weitere Entwicklungen im QM-System beschlossen. Diese können darin bestehen, dass weitere Prozesse neu definiert werden (beispielsweise „Steuerfahndung“, „Betriebsprüfung“) oder die Definition neuer Geschäftsfeldern wie „Rechtsberatung“ und „Wirtschaftsprüfung“. Dabei ist hervorzuheben, dass die teilnehmenden Kanzleien selbst bestimmen, in welcher Ausrichtung sich die Matrix-Zertifizierung fortentwickeln soll.


Was ist ein internes Audit?
Nach Einführung des QM-Systems in die Kanzlei werden im Rahmen eines sogenannten internen Audits einige Monate später alle teilnehmenden Kanzleien von dem externen Beratungsteam geprüft, inwieweit das zuvor eingeführte QM-System in der Praxis innerhalb der Ablauforganisation umgesetzt wird.

Das interne Audit findet immer vor dem Zertifizierungsaudit durch die TÜV-Süd statt und bereitet dies vor.

Wie erfolgt die Einführung des QM-Systems?
Auf der Basis der definierten Prozesse und der abgegebenen Verpflichtungserklärung wird das QM-System in den Kanzleien eingeführt. Hierzu bedient sich der Verband eines externen Beratungs-Teams.

Im Rahmen der Systemeinführung wird im Einzelfall geprüft, ob zu den jeweiligen Prozessen in den Kanzleien entsprechende Verfahrensanweisungen und Checklisten (Hilfen) existieren. Dort, wo dies der Fall ist, werden diese Verfahrensanweisungen und Checklisten dem jeweiligen Prozessschritt zugeordnet. Dort, wo solche Dokumente fehlen, kann sich die Kanzlei entscheiden, entsprechende Muster vom StBV zu verwenden, die auch für den Einsatz in der Kanzlei angepasst werden können. Hierbei wird die Kanzlei ebenfalls vom externen Beratungsteam unterstützt.
Auch der StBV steht beratend zur Seite.

Was versteht man unter "Matrix-Zertifizierung?
Die Matrix-Zertifizierung ist das „Gegenstück“ zur Einzelzertifizierung. Bei der Matrix-Zertifizierung wird nicht nur eine Kanzlei, sondern eine Gruppe von Kanzleien erfasst.

Gleiche oder gleichartige Tätigkeiten
Da sich die Leistungsprozesse in den Kanzleien im Hinblick auf § 33 StBerG grundsätzlich in gleicher Weise vollziehen, ist es nicht nötig, diese Prozesse in jeder Kanzlei einzeln gesondert (neu) zu beschreiben. Es reicht aus, diesen Vorgang nur einmal stellvertretend für alle Kanzleien, die an der Matrix-Zertifizierung teilnehmen, durchzuführen. Dabei bleibt die Individualität jeder Kanzlei unangetastet. Sie wird durch die QM-Maßnahmen in ihrer Struktur nicht verändert, sondern besser!

Zentrale Beschreibung der Prozessabläufe
Durch die zentrale, einmalige Beschreibung der Qualitäts-Management-Prozesse wird erreicht, dass es nicht eine Vielzahl von unterschiedlichsten QM-Systemen gibt, wie dies im Rahmen der Einzelzertifizierung zwangsläufig unvermeidbar ist. Durch die zentrale einheitliche Prozessbeschreibung, die durch den jeweiligen Steuerberaterverband (StBV) erfolgt, ist die Grundlage eines Benchmarks gelegt. Darüber hinaus verbindet der StBV mit der Matrix-Zertifizierung nicht nur die Erfüllung von Qualitätsmerkmalen, sondern verpflichtet seine Mitglieder darüber hinaus auch zur Einhaltung weiterer Standards, die aus Sicht eines Verbandes für eine zukünftige, erfolgreiche Kanzleiführung unverzichtbar sind. So wird die Mitgliedschaft in einem Steuerberaterverband in Verbindung mit einer erfolgreichen Zertifizierung zum Qualitätsmerkmal besonderer Art.

Vertragliche Bindung der teilnehmenden Kanzleien
Um die Einhaltung der festgelegten „Spielregeln“ zu garantieren, ist eine vertragliche Bindung der teilnehmenden Kanzleien unverzichtbar. In einer Verpflichtungserklärung versichern die Kanzleien, sowohl die QM-Normen als auch die vom StBV definierten Standards als für sich verbindlich anzuerkennen.


Welche Vorteile bietet die Matrix-Zertifizierung den Kanzleien?
Gebühren / Kosten
Beim Verfahren der Matrix-Zertifizierung werden Entwicklungs- und Zertifizierungskosten eingespart. Der Steuerberaterverband leitet diese eingesparten Beträge an die teilnehmenden Kanzleien weiter.

Rabatt bei der VH-Prämie
Mit dem Gruppenversicherer des Steuerberaterverbandes Westfalen-Lippe, dem HDI-Gerling, wurde die Vereinbarung getroffen, dass die nach der DIN EN ISO 9001:2008 zertifizierten Kanzleien einen Rabatt in Höhe von 50 Prozent auf die Standardprämie der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung erhalten.

Potenzialförderung
In einigen Bundesländern, darunter auch Nordrhein-Westfalen, wird die Optimierung der Kanzleiorganisation öffentlich gefördert (z.B. 500 € / Beratungstag in NRW).

Systemunabhängige Dokumentation / QM-Handbuch
Die Dokumente der Matrix-Zertifizierung sind systemunabhängig aufbereitet. Es handelt sich dabei grundsätzlich um Word- und Excel-Dokumente, die jedoch in alle übrigen Software-Anwendungen integrierbar sind. Es sind dies insbesondere pro check von DATEV, DATEV pro, der Microsoft Explorer sowie eine speziell vom StBV entwickelte Datenbank (QMDS).

Optimierte Organisationsstruktur
Auch schon vor Einführung eines QM-Systems ist jede Kanzlei auf eine gewisse Art organisiert. Nicht alle Prozesse sind jedoch dokumentiert; vielfach besitzen Einzelpersonen das entsprechende Wissen. Dies kann - aus welchen Gründen auch immer - verloren gehen und damit nicht mehr zur Verfügung stehen. Durch die Dokumentation der Prozesse werden diese nicht nur allgemein bekannt, sondern auch synchronisiert. Beratungsfehler, die auf Organisationsmängel zurückzuführen sind (immerhin rund 50 Prozent aller Schäden!), werden auf diese Weise minimiert.

Transparenz
Die Dokumentation von Prozessen macht diese nicht nur allgemein bekannt, sondern auch für die in der Kanzlei tätigen Personen und Mandanten transparent. Die Prozessdarstellungen eigenen sich insbesondere im Bereich der vereinbaren Tätigkeiten für eine Verwendung in Kanzleibroschüren oder in großformatigen Bilderrahmen, die in Besprechungsräumen aufgehängt werden können. Ähnlich wie die Modelldarstellungen in Arztpraxen (Skelett, Herz, Auge, Ohr etc.) können sie dem Steuerberater helfen, den Mandanten darzustellen, wie arbeitsintensiv und aufwendig die in Anspruch genommene Dienstleistung tatsächlich ist. Damit leistet die Prozessdarstellung auch einen Beitrag zur Honorarakzeptanz des Mandanten.

Kostenvorteile
Es liegt auf der Hand, dass eine straffe Organisation auch zu einer Einsparung von Kanzleikosten führt, indem beispielsweise Fehler minimiert oder Suchzeiten reduziert werden. Aber auch die Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit dürfen nicht unterschätzt werden. Eine Fluktuation ist immer kostenintensiv und die Einarbeitung einer neuen Fachkraft schlägt grundsätzlich mit einem Jahresgehalt zu Buche. Zufriedene Mitarbeiter bleiben der Kanzlei treu und vermeiden damit diese Kosten.

Werbung mit Logo
Steuerberatungskanzleien sind zunehmend einer Wettbewerbssituation ausgesetzt.
Nicht das Ziel, aber ein willkommener Marketingeffekt ist die Berechtigung, mit Erlangung der Zertifizierung das allgemein bekannte TÜV-Logo führen zu dürfen. Die Sicherung qualitativer Standards - als Leistungsdarstellung - schafft über Urkunde und Logo den Nachweis für eine Zertifzierung. Damit ergibt sich ein hohes Maß an Sicherheit bei interessierten Neu-Mandanten, wenn die Entscheidung für oder gegen eine Kanzlei fallen soll.


Werden die Kanzleien auch nach der Systemeinführung/Zertifizierung weiter betreut?
Ja. Um auch unterhalb des jährlich durchzuführenden Management-Reviewtages ständigen Kontakt zu den Matrix-Kanzleien zu halten, wird ein vierteljährlicher Service-Sprechtag unterhalten, in dessen Rahmen die teilnehmenden Kanzleien telefonisch nach Unterstützungswünschen seitens des Verbandes befragt werden.

Wie lange dauert die Einführung des QM-Systems?
In Abhängigkeit von der Kanzleigröße werden 3 bis 4 Tage benötigt, um das System einzuführen. Dieses Zeitfenster reicht aus, weil die Prozesse allgemein vordefiniert sind und nur noch um die in den Kanzleien vorhandenen Dokumente, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie Checklisten ergänzt werden müssen. Dort, wo entsprechende Dokumente fehlen, kann die Kanzlei auf die im Rahmen der Matrix vorgehaltenen Dokumente zurückgreifen und sie ggf. anpassen.

Kann ich der Matrix auch beitreten, wenn ich schon zertifiziert bin?
Ja, im Rahmen eines Überleitungsaudits, wenn die letzten beiden Auditberichte vorliegen und keine Abweichungen ausweisen.

Wie erfolgt die Berechnung der für die Eingruppierung maßgebenden Mitarbeiterzahl?
Die Berechnung der Mitarbeiter erfolgt folgendermaßen: Vollzeitkräfte werden
mit 1 berechnet (inkl. Berufsträger und Kanzleileitung) Halbtagskräfte werden anteilig
der Stundenleistung hinzugerechnet (z. B.: 20 Stunden pro Woche = 0,5 Mitarbeiter).
Geringfügig Beschäftigte und die Putzfrau werden nicht dazugerechnet.
Auszubildende werden hinzugerechnet, da diese auch in die Prozesse eingebunden
werden.

Wieviel Zeit binden laufende Pflege und Fortentwicklung des QM-Systems?
Eine Blitzumfrage unter den Teilnehmern ergabe einen Zeitwand von bis zu 200 Stunden jährlich in Abhängigkeit von der Kanzleigröße.

Wer kann an der Matrix-Zertifizierung teilnehmen?
Teilnehmen können Mitglieder von DStV-Mitgliedsverbänden.


Wann muss das Zertifikat zurück gegeben werden?
Wer aus der Matrix ausscheidet, muss das Zertifikat zurück geben. Das Zertifikat ist immer zum Zeitpunkt der Stichtagsmeldung an den TÜV zurückzugeben (so steht es auch in der Verpflichtungserklärung). Durch die Stichtagsmeldung wird in der Zert.-Stelle ein Abgleich durchgeführt, so dass die ausgestiegenen Kanzleien auch bei der Zert.-Stelle nicht mehr geführt werden. Würde die Kanzlei nach der Stichtagsmeldung weiterhin mit dem Zertifikat werben und jemand würde bei der Zert.-Stelle nachfragen (die müssen auch Auskunft erteilen) und eine Überprüfung anstreben würde das Ergebnis sein, dass die Kanzlei unerlaubt mit dem Zertifikat Werbung betreibt.

Wie lange ist das Zertifikat gültig?
Das Zertifikat läuft grundsätzlich 3 Jahre, es sei denn, es erfolgt zuvor ein Austritt/Ausschluss aus der Matrix.